Qué preparar antes de encargar un proyecto.

Describe la situación actual y una señal que te permitiría reconocer una mejora. Puede ser que una persona encuentre un servicio sin pedir ayuda, que el equipo deje de copiar datos o que una solicitud tenga seguimiento.

Usa esa señal para evaluar las funciones que pides. Cada una debería ayudar a resolver el problema que describiste.

Una captura sin datos personales, un recorrido escrito o una descripción de la última vez que ocurrió el problema suele ser más útil que un adjetivo. «Queremos algo intuitivo» puede significar cosas distintas para cada participante.

Cuenta qué pasó, qué intentó hacer la persona y dónde se detuvo. Incluye las excepciones: habrá que resolverlas o acordar cómo atenderlas.

Anota qué contenido, identidad, herramientas y procesos están disponibles. Indica quién puede autorizar su uso y quién tiene acceso para cambiarlos. No envíes contraseñas ni información sensible en un primer contacto.

También sirve reconocer lo que falta. Una sesión de fotografía pendiente o un contenido sin revisar puede condicionar la entrega tanto como el desarrollo.

Si hay una apertura, una campaña o un compromiso que fija una fecha, explícalo. Si solo te gustaría terminar pronto, dilo también. Son restricciones distintas y permiten construir un alcance realista.

Identifica quién revisa, quién decide y cuánto tiempo puede dedicar. Una aprobación pendiente también ocupa espacio en el calendario.

El diagnóstico puede confirmar la idea inicial o mostrar que basta con un alcance menor. Quizá hace falta reorganizar contenido antes de rediseñar; quizá una integración resuelve lo que parecía exigir una aplicación nueva.

La primera conversación debe aclarar qué se va a resolver y qué información falta para preparar una propuesta.

Antes de escribir, completa tres frases: hoy ocurre esto; queremos que cambie esto; contamos con esto. Sirven para empezar aunque todavía no tengas todas las respuestas.